展示室・会議室 ご利用の流れ
はじめに（必ずお読みください）
当施設の利用申込可能期間は以下のとおりです。
展示室・会議室併用、展示室単独の場合は最大で約2年前から、会議室単独の場合は約半年前から利用申込が可能となります。
例）令和５年４月１日から令和６年３月３１日までの間に利用申込の場合
仮予約は当施設では承っておりません。後述の利用承認書交付とその後の予納金のお支払いをもって予約完了となります。
お申し込みにあたっては、公式ウェブサイトまたはメールでのお問い合わせにより、事前に空室状況をご確認ください。その上で以下のいずれかの方法によりお申し込みください。
- ①マイページ機能による電子申請（マイページについては、公式ウェブサイトでご確認ください。）
- ②公式ウェブサイトからダウンロードできる申込書類に記入の上、メール添付で送付または郵送。
展示室単独、または展示室・会議室併用の利用申込の場合
展示室単独、展示室・会議室併用の利用申込は、毎年4月に実施する「定期順位受付」とその後毎年5月～4月に実施する「随時受付」の2つの方法により受け付けております。
定期順位受付においては、受付期間内に利用を一括で受け付け、当施設の設置目的に沿った受付順位に応じて利用を確定させます。その後、随時受付では、確定された日程を除く「空室」に対して、原則として申し込み順にご利用を受け付けいたします。
定期順位受付と随時受付について
展示室等の利用申し込みは、当施設の設置目的を踏まえ、かつ東京都の産業振興施策に沿って効果的、効率的な運用を確保するために、次の2つの方法「定期順位受付」と「随時受付」を採用しています。
（1）定期順位受付の詳細説明は次の通り。
- 主催者及び利用目的により、利用の種類を次の5つに区分し、当施設の設置目的に沿って受付順位を定めています。
- 毎年4月1日～21日にて、第1順位から第5順位まで一括で受け付けます。
- 同一日に複数の利用希望があった場合は、受付順位の高いものを選定し、同順位の場合は公平性を担保し、電子くじにより行います。
- 予約受付の結果は、同年4月22日～4月30日の期間に当施設より連絡します。
- 展示室利用と併せて同時使用する会議室の利用申込は、展示室と併せて同時に受け付けます。
- 定期順位受付では会議室単独の利用申込は受け付けません。
- 開催会期が2日以上で全館利用する産業振興に資する国際会議は、上記の期間に限らず、開催会期の3年前同日から受付をしています。
（2）随時受付の詳細説明は次の通り。
- 5月1日～12月28日及び1月4日～4月30日（休場日を除く）にて、随時受け付けます。
- 対象利用期間は、当該年度から次年度3月31日までの2年分の期間です。（休場日を除く）
- 定期順位受付により確定した日程を除く「空室」を対象に、5月より随時、原則として申込順に利用を受け付けます。
展⽰室 ご利⽤の流れ
展⽰室単独、⼜は展⽰室と会議室併せてご利⽤の場合
利用お申し込みと承認
≪定期順位受付≫ 次年度お申し込み（毎年4月1日〜21日）
①4月1日〜4月21日 「利用計画書」をご提出ください。
②4月22日〜4月30日 当施設より予約受付の結果（確定した利用日）をご連絡します。
③当施設より受付結果のご連絡後、「利用申請書」をご提出ください。
④6月中 当施設より「利用承認書」「利用料金請求書」を交付します。
- マイページにご登録済みの方は、マイページ上の利用計画書の記入の際に、第１希望から第５希望までの日程をご入力の上、申請してください（マイページについては公式ウェブサイトでご確認ください）。
- もしくは公式ウェブサイトからダウンロードできる利⽤計画書のフォーム（Excelファイル）にご記入の上、メール添付または郵送にてご送付ください。
- 4月21日を過ぎたお申し込みは受理できません。郵送の場合は余裕を持ってご投函ください。
- 長期利用については調整させていただく場合がございます。
≪随時受付≫ 本年度お申し込み（随時）、次年度お申し込み（毎年5月から開始）
①公式ウェブサイトまたはメールでのお問い合わせにより、空室状況をご確認ください。
②公式ウェブサイト上のマイページ（ご登録が必要）またはメール・ご郵送により「利用計画書」「利用申請書」をご提出ください。
③当施設より「利用承認書」「利用料金請求書」を交付します。
利用の承認
ご提出いただいた「利用計画書」「利用申請書」の内容に基づき、利用を承認します。
「利用承認書」の交付をもって利用が確定するものとします。
次の事項に該当する場合は利⽤承認できません。
- 公の秩序又は善良の風俗を害する恐れがあると認められるとき。
- 当施設又は設備を損傷する恐れがあると認められたとき。
- 当施設の管理、運営上支障があると認められるとき。
（搬出入の調整が困難であるとき、衛生上問題があるとき等） - その他、当施設が利用を不適当と認めるとき。（近隣の地域住民に迷惑をかけるもの等）
- なお、物販については、販売価格の適正性が不明なものなど、内容によって利用の承認ができない場合がございますので、あらかじめご承知置きください。
利用承認事項の変更
利用承認を受けた事項を変更しようとするときは、当施設の定める様式「利用変更申請書」により変更を申請し、その承認を受ける必要があります。変更申請の際、既に承認された展示室、会議室の利用規模が、変更前に比べ縮小した場合、その該当する部分の既納した利用料金については、返金しないものとします。
利用制限及び承認の取消し又は停止
次の事項に該当する場合は、利用の制限及び利用承認の取消し、又は施設利用中においても利用を停止させていただきます。なお、下記の事由による利用承認の取消し等の結果、利用者に損害が生じる場合があっても、当施設は一切の責任を負いません。
［取消し・停止事由］
- 利用目的に違反して利用したとき。（虚偽記載・利用内容の相違）
- 東京都立多摩産業交流センター条例及び同施行規則並びに当施設の指示に違反したとき。
- 利用予納金又は利用料金が納付期日までに納付されないとき。
- 暴力的行為等、違法な行為を行う恐れがある団体若しくは、その関係者、また事業内容が明確でない団体が主催、共催、後援、若しくは協賛する行事に利用するとき。又は、これらの団体の利益になると認められるとき。
- 災害その他の事故により、利用できなくなったとき。
- 工事その他の都合により、東京都知事が特に必要と認めるとき。
利用権の譲渡等の禁止
利用者は、施設利用の権利を譲渡し、又は転貸することはできません。
利用予納金のお支払い（利⽤料⾦の20%相当額）
予納金の納付は利用開始日の前日から起算して60日以上前のお申し込みが対象です。
納入期限は、「利用承認書」交付日の翌日から15日以内です。
- 利用承認を受けた日が、展示室利用開始日前1年以上の利用予納金は、当該利用開始日の1年前の翌日から15日以内です。
利用料金・残金のお支払い（利⽤料⾦の80%相当額若しくは全額）
「利用承認書」交付日の翌日から利用開始日の30日前までに利用料金の全額をお支払いください。
予納金を納入済みの場合は残金をお支払いください。
利用取消しの場合、既納の利用料金及び利用予納金は返金しないものとします。
利用承認日において
既に支払期限を経過している場合は当施設指定の日時までにお支払いください。
利用内容の届出（利用開始日の60日から30日前まで）
ご利⽤内容、催事の詳細を利⽤開始⽇の60⽇から30⽇前までにお届けください。
必須
- 催物のあらましと利⽤内容
- 荷扱場利⽤計画書
必要に応じて
- 公式ウェブサイト催事情報掲載申込書
装飾等設営の届出（利⽤開始⽇の21⽇前まで）
利⽤開始⽇の21⽇前までに必要書類をご提出ください。利⽤申込時期に応じ、申請書類の提出期⽇が困難な場合は、事前に当施設にご相談ください。
必須
- 装飾等施⼯承認申請書
- 装飾図⾯
- 予防管理組織及び⾃衛組織編成表
電気利⽤等の届出（利⽤開始⽇の14⽇前まで）
利⽤開始⽇の14⽇前までに必要書類をご提出ください。利⽤申込時期に応じ、申請書類の提出期⽇が困難な場合は、事前に予約スタッフにご相談ください。
必要に応じて
- 電気利⽤届出書
- ⽔道利⽤届出書
- 電話通信等回線施⼯届出書
- 廃棄物処理の委託に関する事務委任契約書
- デジタルサイネージ利⽤申込書
- 催事の内容によって、消防署・保健所・警察署など所轄関係機関への届出をお済ませください。
後納料⾦のお⽀払い
ご利⽤に応じて、時間外利⽤料⾦・光熱⽔費・附帯設備・備品利⽤料⾦等をご精算ください。
納⼊期限は、請求書発⾏⽇から15⽇以内です。
会議室 ご利⽤の流れ
会議室単独でご利⽤の場合
会議室単独の利用申込は、利用開始日の6ヶ月前の月初から随時受付いたします。
展示室単独、または展示室・会議室併用の申込と受付開始時期が異なるのでご注意ください。
利⽤お申し込み
利用開始日の６か月前月初から前日まで随時受付
（利用開始日の６か月前月初が土日・祝日の場合は翌開場日から受付いたします。）
①公式ウェブサイトまたはメールでのお問い合わせにより、空室状況をご確認ください。
②マイページに登録済みの方は、マイページ上の申請フォームからお申し込みください（マイページについては公式ウェブサイトをご確認ください。）。
もしくは公式ウェブサイトからダウンロードできる利用申請書フォーム（Excelファイル）にご記入の上、メール添付または郵送によりお申し込みください。
③当施設より「利用承認書」「利用料金請求書」を交付します。
- 「利用承認書」の交付をもって利用申請が確定します。
- 「利用承認書」は当日ご持参ください。
次の事項に該当する場合は利⽤承認できません。
- 公の秩序⼜は善良の⾵俗を害する恐れがあると認められるとき。
- 当施設⼜は設備を損傷する恐れがあると認められたとき。
- 当施設の管理、運営上⽀障があると認められるとき。
- その他、当施設の利⽤が不適当と認めるとき。
- なお、物販については、販売価格の適正性が不明なものなど、内容によって利用の承認ができない場合がございますので、あらかじめご承知置きください。
利⽤予納⾦のお⽀払い（利⽤料⾦の20%相当額）
利⽤開始⽇の前⽇から起算して60⽇以上前のお申し込みには予納⾦のお⽀払いが必要です。
納⼊期限は、「利⽤承認書」交付⽇の翌⽇から15⽇以内です。
利⽤料⾦・残⾦のお⽀払い（利⽤料⾦の80%相当額若しくは全額）
施設利⽤料⾦（会議室・備品）は、全て前納です。施設の利⽤承認と同時に利⽤料⾦請求書を交付します。
利⽤開始⽇の15⽇前までに利⽤料⾦の全額をお⽀払いください。予納⾦を納⼊済みの場合は残⾦をお⽀払いください。
- 直前のお申し込みについては、当施設指定の⽇時までにお⽀払いください。
- ⼝座振込による⾦融機関が徴収する⼿数料は、利⽤者の負担とします。
- 利⽤取消しの場合、既納の利⽤料⾦は返⾦しないものとします。
利⽤当⽇
当⽇の受付は、利⽤時間の15分前から1階管理事務室で⾏います。「利⽤承認書」のご提⽰をお願いします。
事前にお申し込みされた場合、放送設備の備品をお受け取りください。
また⾮接触体温計（無料）を貸出しております。ご希望の場合は当施設職員にお申し出ください。
終了時、机・椅⼦のレイアウト変更やご利⽤になった備品は、ご利⽤時間内の原状回復をお願いいたします。
職員が原状回復の確認をいたしますので、会議室内の内線電話で終了のご連絡をお願いいたします。